PDF verkleinern – so reduzieren Sie die Dateigröße

Warum manche PDFs so groß sind

Text braucht in einer PDF sehr wenig Platz. Ein Bericht mit 50 Seiten, der nur Text und ein paar Diagramme enthält, ist oft deutlich kleiner als 1 MB. Was PDFs groß macht, sind fast immer Bilder. Ein Scanner, der auf 600 DPI in Vollfarbe eingestellt ist, schreibt pro A4-Seite etwa 35 Millionen Pixel. Fotos direkt vom Smartphone haben oft 12 Megapixel oder mehr, selbst wenn sie auf der Seite nur in Postkartengröße erscheinen. Eine Broschüre, die für eine Druckerei exportiert wurde, behält jedes Bild in voller Druckauflösung.

Die zweite Ursache sind Schriften. Die meisten Programme betten nur die Zeichen ein, die ein Dokument tatsächlich verwendet, wodurch Schriften klein bleiben. Manche Dateien betten aber vollständige Schriften ein, und Schriften für Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch können jeweils mehrere Megabyte groß sein. Eine dritte, kleinere Ursache ist die Dateistruktur selbst. Eine PDF, die viele Male bearbeitet und gespeichert wurde, kann alte Objekte mitschleppen, die nichts mehr verwendet, und manche Programme speichern Teile der Datei ohne Komprimierung.

Das erklärt, warum derselbe Kompressor sehr unterschiedliche Ergebnisse liefert. Ein Scan oder eine PDF aus Handyfotos kann auf einen Bruchteil ihrer Größe schrumpfen. Eine aus Word exportierte PDF ohne Bilder ist bereits kompakt, und kein Werkzeug kann sie wesentlich kleiner machen, ohne ihr Aussehen zu verändern.

PDF auf dem Mac mit Vorschau verkleinern

Vorschau, der in macOS eingebaute PDF-Viewer, hat einen Quartz-Filter namens „Dateigröße reduzieren“. Er ist schnell und braucht keine zusätzliche Software, geht aber grob vor. Er rechnet jedes Bild stark herunter und komprimiert es neu, und das Ergebnis kann unscharf oder blockig aussehen, besonders bei Scans mit kleiner Schrift und bei Fotos. Verwenden Sie ihn, wenn eine Datei einfach unter ein Limit kommen muss, und zoomen Sie in das Ergebnis hinein, bevor Sie es verschicken. Exportieren Sie unter einem neuen Dateinamen, damit Sie das Original behalten.

1. Öffnen Sie die PDF in Vorschau.
2. Wählen Sie Ablage > Exportieren.
3. Wählen Sie im Menü „Quartz-Filter“ den Eintrag „Dateigröße reduzieren“.
4. Geben Sie der Datei einen neuen Namen, klicken Sie auf „Sichern“ und prüfen Sie dann die Qualität der neuen Datei.

PDF mit Ghostscript auf der Kommandozeile komprimieren

Ghostscript ist ein kostenloser PDF- und PostScript-Interpreter für Linux, macOS und Windows. Sein Gerät pdfwrite liest eine PDF und schreibt eine neue, und die Option PDFSETTINGS wählt eine Vorgabe für die Bildauflösung. /screen zielt auf etwa 72 DPI und ergibt die kleinsten, gröbsten Dateien. /ebook zielt auf etwa 150 DPI und ist ein guter Kompromiss zum Lesen am Bildschirm. /printer und /prepress behalten etwa 300 DPI für den Druck.

Weil Ghostscript die ganze Datei neu aufbaut, statt sie zu bearbeiten, ist das Ergebnis nicht immer kleiner, und manche interaktiven Teile einer PDF, etwa bestimmte Formularfelder, kommen möglicherweise nicht gleich heraus. Öffnen Sie das Ergebnis und vergleichen Sie es mit dem Original. Unter Windows heißt das Programm gswin64c statt gs.

# Die PDF mit Bildern in etwa 150 DPI neu aufbauen
gs -sDEVICE=pdfwrite -dPDFSETTINGS=/ebook -dNOPAUSE -dQUIET -dBATCH -sOutputFile=small.pdf input.pdf

PDF verlustfrei mit qpdf komprimieren

qpdf ist ein kostenloses Open-Source-Werkzeug, das die Struktur einer PDF verändert, ohne den Inhalt der Seiten anzutasten. Es kann Streams komprimieren, die ohne Komprimierung gespeichert wurden, und die vielen kleinen Objekte einer PDF in komprimierte Objekt-Streams packen. Die Seiten sehen danach exakt gleich aus. Die Ersparnis ist meist bescheiden, oft ein paar Prozent und bei Dateien aus einfachen Generatoren manchmal mehr, und bei großen Bildern bringt es nichts. Es ist ein sicherer erster Schritt, wenn sich der Inhalt überhaupt nicht ändern darf.

qpdf --object-streams=generate --compress-streams=y --recompress-flate input.pdf smaller.pdf

PDF mit Adobe Acrobat verkleinern

Adobe Acrobat hat einen Befehl „Dateigröße verringern“, der in neueren Versionen beim Werkzeug „PDF komprimieren“ zu finden ist, und die Pro-Version hat zusätzlich die „PDF-Optimierung“. „Dateigröße verringern“ funktioniert mit einem Klick. Bei der Optimierung legen Sie Zielauflösung und Komprimierung für Farb-, Graustufen- und Schwarz-Weiß-Bilder getrennt fest, entfernen eingebettete Schriften, die Sie nicht brauchen, und verwerfen versteckte Daten wie Kommentare oder Formulardaten. Sie zeigt außerdem eine Auswertung, wie viel Platz jeder Teil der Datei belegt, was hilft, wenn Sie nicht erkennen können, warum eine Datei groß ist. Die Menünamen haben sich zwischen Acrobat-Versionen verschoben; suchen Sie in der Werkzeugliste nach „Komprimieren“ oder „Optimieren“, wenn Sie sie nicht finden.

PDF im Browser mit FileReshape komprimieren

„PDF komprimieren“ von FileReshape funktioniert im Browser unter Windows, macOS und Linux, auf Chromebooks und Smartphones. Die PDF wird auf Ihrem eigenen Gerät gelesen und neu geschrieben und nicht hochgeladen. Es gibt drei Methoden, und das Ergebnis zeigt immer die Größe vorher und nachher.

„Bilder verkleinern, Text behalten“ ist die empfohlene Methode. Sie findet die JPEG-Fotos und Scans in der PDF, verkleinert diejenigen, die mehr Pixel haben, als die Seite braucht, und speichert sie mit geringerer JPEG-Qualität neu. Sie wählen „Kleine Datei“ (etwa 96 DPI, JPEG 60 %), „Ausgewogen“ (etwa 150 DPI, JPEG 72 %) oder „Bessere Qualität“ (etwa 200 DPI, JPEG 82 %), bezogen auf eine A4- oder Letter-Seite. Bilder, die bereits kleiner sind, werden nicht vergrößert, und ein Bild wird nur ersetzt, wenn es mindestens 10 % kleiner wird. Text, Schriften, Links, Lesezeichen und Formularfelder bleiben unverändert. Neu kodiert werden nur einfache JPEG-Bilder in RGB oder Graustufen; verlustfreie Bilder wie Screenshots, CMYK-Bilder in Druckdateien, maskierte Bilder und Schwarz-Weiß-Scans mit Fax-Komprimierung bleiben unangetastet.

„Nur verlustfrei aufräumen“ ähnelt dem qpdf-Befehl oben. Es komprimiert ohne Komprimierung gespeicherte Teile, schreibt komprimierte Objekt-Streams und entfernt Objekte, auf die nichts verweist. Am Inhalt der Seiten ändert sich nichts. „Seiten als Bilder“ zeichnet jede Seite in der gewählten Auflösung als JPEG neu. Das ergibt bei Scans die kleinste Datei, aber Text lässt sich nicht mehr markieren oder durchsuchen, und Links, Lesezeichen und Formularfelder sind weg.

Wenn eine Methode die Datei nicht verkleinern würde, erhalten Sie keinen Download, sondern nur beide Größen und einen Vorschlag für eine andere Methode. So bekommen Sie nie versehentlich eine größere Datei. Das Werkzeug verarbeitet eine PDF auf einmal. Es kann keine verschlüsselten PDFs komprimieren, auch keine, die sich ohne Passwort öffnen lassen, aber das Bearbeiten einschränken, und jede Änderung macht eine digitale Signatur ungültig; komprimieren Sie also vor dem Signieren.

1. Öffnen Sie die Seite „PDF komprimieren“ und ziehen Sie Ihre PDF in das Feld.
2. Behalten Sie die empfohlene Methode und die Qualität „Ausgewogen“, oder wählen Sie eine andere.
3. Klicken Sie auf „PDF komprimieren“, vergleichen Sie die beiden Größen und laden Sie die kleinere Datei herunter.

Stattdessen Seiten entfernen oder die PDF teilen

Manchmal ist der schnellste Weg zu einer kleineren Datei, weniger davon zu verschicken. Wenn der Empfänger nur einen Teil eines Dokuments braucht, löschen Sie die Seiten, die er nicht braucht, oder extrahieren Sie die wenigen, die er braucht. Bilder, die nur auf entfernten Seiten vorkommen, fehlen in der neuen Datei, ein Scan schrumpft also ungefähr im Verhältnis der entfernten Seiten.

Wenn ein E-Mail-Dienst einen großen Anhang ablehnt, kann auch Teilen helfen. Viele Dienste begrenzen einen Anhang auf irgendwo zwischen 10 und 25 MB, und manche zählen die kodierte Größe, die etwa ein Drittel größer ist als die Datei selbst. Teilen Sie einen Scan von 40 MB mit „PDF teilen“ in zwei oder drei Teile und schicken Sie sie in getrennten E-Mails, oder komprimieren Sie die Teile zusätzlich. Wenn das Dokument ein Scan ist, den Sie nur am Bildschirm lesen müssen, ist die Umwandlung der Seiten in JPG-Bilder eine weitere Möglichkeit.

Welche Methode sollten Sie verwenden?

Beginnen Sie mit der Methode, die am wenigsten verändert. Versuchen Sie eine verlustfreie Aufräumung, wenn der Inhalt exakt gleich bleiben muss. Bei Scans und PDFs mit vielen Fotos verkleinern Sie die Bilder auf etwa 150 DPI; das ist am Bildschirm noch scharf und für die meisten Büroausdrucke ausreichend. Gehen Sie nur dann auf etwa 96 oder 72 DPI herunter, wenn die Datei ein strenges Limit einhalten muss, und prüfen Sie, ob kleine Schrift lesbar bleibt. Behalten Sie in jedem Fall die Originaldatei, denn keine dieser Methoden kann verworfene Details zurückholen.